Prindustry verbindt Stad Antwerpen met digitaal platform

De Stad Antwerpen heeft als taak om de juiste communicatie op het juiste moment bij een doelgroep te krijgen. “Bij printcommunicatie kom je daarbij in een ingewikkeld proces terecht met inkoopwetten en productvariaties”, duidt Joris Heirbaut. Als directeur Media en Communicatie bij de Stad Antwerpen wilde hij deze factoren flexibeler bundelen. “Prindustry was de aangewezen partij om dit te ontwikkelen in één digitaal platform.”

De Stad Antwerpen heeft haar communicatie decentraal georganiseerd. Er zijn ongeveer 120 stedelijke instanties, die allemaal communiceren met een doelgroep. Dat zijn bijvoorbeeld: de brandweer, politie, het stedelijk onderwijsnet, musea, bibliotheken of sociale dienstencentra. In de mediastrategie van de Stad Antwerpen speelt printcommunicatie naast digitale communicatie een belangrijke, aanvullende rol. Ramon van Wingerden van Prindustry schetst het klimaat: “Het inkopen van communicatie verloopt doorgaans via dezelfde statische procedure. Overheden schrijven een tender uit. Communicatiemiddelen en ICT-oplossingen gaan samen in zo’n aanbesteding. De Stad Antwerpen heeft ervoor gekozen om dit los te koppelen en de workflow te automatiseren. Zij lopen daarin voorop. Dat is noodzakelijk, want mede door de AVG privacywetgeving zijn de IT-eisen steeds complexer.” Joris vult aan: “Ook zochten wij binnen de juridische inkoopkaders naar meer flexibiliteit bij het inkopen. Met onze nieuwe raamcontracten is het mogelijk dat drukkers elk half jaar hun prijzen en producten actualiseren. Wij wilden vervolgens één online oplossing waarin we alle instanties, drukkerijen en productwensen verenigen.”

Een dynamisch platform
Prindustry kwam als meest geschikte partij uit de bus voor het ontwikkelen van dit platform. “Prindustry heeft ervaring met het verbinden van partners in een webportal met een centraal inkoop- en bestelsysteem”, legt Joris uit. “Vanuit de Stad Antwerpen zijn er brandportals gekomen voor onze stedelijke instanties. Elke instantie bestelt producten in de eigen huisstijl. Prindustry heeft alle opties voor drukwerk, sign en freelancers hierin ontsloten. Het is een volledig geautomatiseerde oplossing voor het aanvragen van: offertes, bestellen van producten, doorzetten van orders en factureren. Bijzonder is dat Prindustry ook het financiële budgetteringssysteem SAP kon integreren. SAP is via een API-verbinding gekoppeld aan de portals.” “Tegenwoordig bestaan er in toenemende mate diverse gespecialiseerde systemen naast elkaar”, licht Ramon toe. “Voor een goed werkproces is het van belang dat je deze systemen met elkaar kunt verbinden.”
Joris besluit: “Ons nieuwe flexibele model van vraag en aanbod is nu digitaal vertaald. Het bespaart de stedelijke instanties veel tijd. Ze hebben meer gebruikersgemak. We blijven met de portal in ontwikkeling. Zo voegen we continu nieuwe templates toe voor alle instanties. Er zijn al templates voor huisstijlen en bewonersbrieven beschikbaar. Het printmanagement is zo van een statisch proces naar een dynamisch platform gegaan.”