Jolanda van Drie – De papierloze maatschappij is voorlopig nog een sprookje

Papierloze maatschappij nog niet gearriveerd

Het afgelopen jaar werd er een nieuwe hype zichtbaar: papierloos werken. Minister De Jager liep hiermee voorop toen hij de Miljoenennota in 2012 aanbood op de iPad. Andere overheidsorganen volgden al snel: duizenden gemeenten gaven hun ambtenaren een tablet. Dat past in het digitaliseringsproces die de overheid heeft ingevoerd. En niet alleen overheden zijn bezig met digitaliseren. Kantoren pretenderen graag een zogenaamd ‘papierloos kantoor’ te zijn. Lekker hip, passend bij die andere hype van ‘Het Nieuwe Werken’. Maar wat blijft er in de praktijk overeind van de intentie papierloos te werken?

De gedachte achter het papierloze werken is simpel: wie digitaal werkt zal kosten besparen op papier. Een simpele redenering. Te simpel, blijkt in sommige gevallen. Want wie heeft nu echt zicht op de digitale kostenstroom? Zo geeft Micheal Makin, CEO van Printing Industries of America, aan dat een geprinte pagina minder belasting geeft op het milieu dan een digitale pagina. Bovendien is zo’n geprint velletje papier door middel van recycling opnieuw in te zetten. En wat te denken van die kostbare verspilde arbeidsminuten van werknemers die online hun Facebook updaten of spelletjes spelen? Nog maar niet gesproken over de wens van veel mensen om hun documenten gewoonweg liever nog te printen.

Papier versus digitaal
Het laatste blijkt een belangrijke overweging. Veel mensen lezen hun documenten liever nog van papier. De lees- en bewaarfunctie geven voor velen nog de doorslag om iets te printen. Zelfs de zogenaamde huidige digitale generatie geeft vaak nog aan voorkeur te geven aan printen. In september 2013 publiceert het tijdschrift ‘College & Research Libraries’ bijvoorbeeld een onderzoek waaruit blijkt dat Amerikaanse studenten die serieus moeten lezen voor hun studie dit liever van papier doen dan van een e-reader, tablet of een ander scherm. Vorig jaar kwam Bookboon tot dezelfde conclusie voor Nederlandse studenten.

Papierloos kantoor
Die voorkeuren blijken niet veel anders in het bedrijfsleven. Er wordt wereldwijd wel minder geprint dan voorheen, maar papierloos werken is nog lang niet in zicht. De International Data Corporation (IDC) geeft in juli 2013 aan dat het wereldwijde printvolume in 2012 met 1,5 procent daalde ten opzichte van 2011. Zij voorspellen dat het papierverbruik de komende jaren stabiel zal blijven. Uit een onderzoek van printgigant Epson blijkt zelfs een tegengestelde beweging. Zij verwachten dat bedrijven in 2014 zelfs méér gaan printen. Zij voerden hun onderzoek uit onder 500 Europese MKB-dienstverleners.

Trends in printen
Uiteraard heeft de digitalisering wel gevolgen voor printen. Het gaat zelfs hand in hand met printen. Zo is er een stijgende lijn te zien in mobiel printen. Het onderzoek van IDC laat zien dat printen via mobiele apparaten per jaar toeneemt. In 2015 zullen circa de helft van de mobiele gebruikers hun documenten via de smartphone of tablet op kantoor printen. Dat geldt vooral voor de ontwikkelde markten, waarin doorgaans het meest gepoogd wordt minder te printen. De grootste groei in het printvolume is dan ook te vinden in de opkomende markten. Azië (exclusief Japan) speelt een grote rol hierin met een jaarlijkse groei van tien procent, gevolgd door Latijns-Amerika met 6,7 procent. De printerfabrikant die hierbij de meeste winst boekt is HP. Zij hebben de grootste positie in de printmarkt, gevolgd door Canon en Xerox. Printen op zwart-wit laserprinters blijft het grootste marktaandeel behouden.

Kritische noot
Een papierloze maatschappij is voorlopig dus nog een sprookje. Toch is een kritische noot wel op zijn plek als we kijken naar de voortdurende voorkeur voor papier. Er valt namelijk wel te besparen met papier, zowel in kosten als voor het milieu. Een gedegen printprogramma voor het kantoor zou dan ook het uitgangspunt moeten zijn. Te letten valt op enkel- of dubbelzijdig printen, hergebruik van velletjes papier, printen in kleur of zwart-wit of beter afwegen of het document ook daadwerkelijk nut heeft als printje. Met die overwegingen in gedachte kan je met een geruster hart die bekende druk op de printknop geven.